Примерная инструкция по делопоизводству в колледже

Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее — РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. 29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.). 59. Согласование документов. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом. 74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Смотрите также: Инструкция фориспот спреи инструкция

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вначале располагается текст на государственном языке, затем на официальном. 26. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы делопроизводства и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. При большом объеме распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и т. п.), поступающих от вышестоящих органов, для их регистрации может быть заведен отдельный журнал. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и проводится с помощью традиционных картотек или автоматизированных баз данных. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи, слева. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Смотрите также: Panasonic kx tsc35ruw инструкция

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты. Каждый документ регистрируется в данном учреждении лишь один раз. 3.3.4. Регистрация документов в учреждениях должна осуществляться, как правило, централизованно. Некоторые документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т. п.) разрешается оформлять не на бланках. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело (протоколы и решения, документы к заседаниям, повестка дня, справки, заключения, проекты решений). Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

Смотрите также: Сони иксперия z1 инструкцию

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости) на той же строке, что и предыдущий реквизит, и выравнивается по правой границе документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Адресат пишется в правом верхнем углу с отступом от левого поля 100 мм, выравнивается по левому краю. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Глава 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. 2) Документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации. Основная часть протокола состоит из пронумерованных разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется, его дальнейшее движение отражается в регистрационных формах. Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Например: Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов Подпись П.П.Силаев Подпись А.В.Янукович Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа. Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. 58. Реквизит «Гриф приложения». Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Документы к заседаниям систематизируются по номерам протоколов заседаний и подшиваются вслед за протоколом. Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Согласование может быть оформлено грифом согласования или листом согласования.

Если учреждение имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении. 4.8. Удостоверение документов 4.8.1. Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати. 4.8.2. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» от левого края документа без отступа: Директор И.О. Фамилия Начальник планового отдела (подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000 При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополнений они излагаются на отдельном листе. Работникам учреждений, независимо от их служебного положения, запрещается принимать корреспонденцию непосредственно от представителей других учреждений. 3.1.2. В канцелярии вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично» или адресованных общественным организациям учреждения.

Похожие записи:

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.